La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato nell'ambito del PET PWR Brand Portal, area riservata dedicata ai brand e ai relativi utenti autorizzati.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

PET PWR SRLS
Via Mauro Macchi 63
20124 Milano (MI)
Email: hey@petpwr.com

Per qualsiasi richiesta relativa alla protezione dei dati personali o all'esercizio dei propri diritti è possibile contattare PET PWR all'indirizzo sopra indicato.

2. A chi è destinato il Portale

Il Brand Portal è destinato esclusivamente a utenti professionali autorizzati da PET PWR, quali titolari, dipendenti o collaboratori dei brand che partecipano o hanno partecipato a collaborazioni, pop-up, attività commerciali o altre iniziative organizzate con PET PWR.

L'accesso al Portale avviene tramite account personale e non è destinato al pubblico.

3. Dati trattati

Nell'ambito del Brand Portal possono essere trattate le seguenti categorie di dati.

Dati dell'account, quali nome, indirizzo email, identificativo dell'utente, informazioni relative allo stato dell'account e agli accessi.

Dati di autenticazione e sicurezza, quali informazioni necessarie alla gestione della sessione, operazioni di login, reset della password e dati tecnici necessari alla sicurezza del servizio.

Le password non sono conservate da PET PWR in chiaro ma sono gestite attraverso il sistema di autenticazione utilizzato dal Portale.

Dati del brand e dell'anagrafica aziendale, quali denominazione, ragione sociale, partita IVA, indirizzo, CAP, città, provincia, nazione, codice SDI, indirizzo email e informazioni relative al regime fiscale. Tali informazioni costituiscono dati personali solamente quando riferibili, direttamente o indirettamente, a una persona fisica.

Dati relativi alle attività svolte con PET PWR, quali partecipazioni a eventi o pop-up, catalogo prodotti, inventario, bolle e movimentazioni di magazzino, dati di vendita, report e altre informazioni operative e commerciali.

La maggior parte di tali informazioni riguarda l'attività del brand e non costituisce di per sé dato personale. Tuttavia, può rientrare nell'ambito del GDPR quando risulta associata a una persona fisica identificata o identificabile.

Dati ricavati da documenti commerciali importati nel gestionale. Nell'ambito delle funzioni di inventario e reportistica PET PWR può elaborare documenti commerciali importati dall'amministratore del sistema, estraendo e conservando esclusivamente le informazioni necessarie alla gestione dell'inventario, alla produzione dei report e alla verifica degli import, come dati identificativi del fornitore, numero e data del documento, importi, prodotti e metadati tecnici utili a evitare importazioni duplicate.

Il Portale non è utilizzato come archivio digitale completo delle fatture e non è progettato per raccogliere o conservare informazioni bancarie quali IBAN o coordinate di pagamento.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati sono trattati per:

creare e gestire l'account Brand Portal, consentire l'accesso all'area riservata e fornire le funzionalità richieste. La base giuridica è l'esecuzione del rapporto contrattuale o delle attività connesse al rapporto tra PET PWR e il brand, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR;

gestire collaborazioni, inventario, movimentazioni, reportistica e attività operative e commerciali, sulla medesima base contrattuale;

gestire l'anagrafica aziendale e gli eventuali adempimenti amministrativi e fiscali, sulla base dell'esecuzione del rapporto contrattuale e, ove applicabile, dell'adempimento di obblighi di legge ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. c) GDPR;

garantire la sicurezza del Portale, prevenire accessi abusivi, verificare anomalie e proteggere i dati e l'infrastruttura, sulla base del legittimo interesse di PET PWR alla sicurezza dei propri sistemi informativi ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR;

gestire richieste degli utenti, assistenza, contestazioni ed esercizio o difesa di diritti, sulla base dell'esecuzione del rapporto, degli obblighi di legge e, ove applicabile, del legittimo interesse del Titolare.

I dati del Brand Portal non vengono utilizzati per attività di marketing o profilazione pubblicitaria, salvo che venga eventualmente richiesto uno specifico e separato consenso per finalità ulteriori.

5. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati necessari alla creazione dell'account e all'utilizzo delle funzionalità del Portale è necessario per consentire l'accesso al servizio.

Il mancato conferimento dei dati obbligatori può rendere impossibile creare l'account o utilizzare alcune funzionalità del Brand Portal.

6. Modalità del trattamento e sicurezza

I dati sono trattati prevalentemente con strumenti elettronici e adottando misure tecniche e organizzative finalizzate a proteggerli da accessi non autorizzati, perdita, alterazione o divulgazione indebita.

Gli utenti del Brand Portal accedono tramite autenticazione personale.

Il sistema applica regole di autorizzazione a livello di database volte a separare i dati dei diversi brand: ogni account Brand può accedere esclusivamente alle informazioni associate al brand per il quale è stato autorizzato.

PET PWR, in qualità di amministratore della piattaforma, può accedere ai dati nella misura necessaria alla gestione del servizio, all'assistenza, alla sicurezza e alla gestione dei rapporti commerciali.

7. Fornitori e destinatari dei dati

I dati possono essere trattati, per quanto necessario alle rispettive attività, da personale e collaboratori autorizzati di PET PWR e da fornitori di servizi informatici che operano per conto del Titolare.

In particolare, il Portale utilizza:

Supabase, per servizi di database, autenticazione e infrastruttura backend.

Supabase mette a disposizione un Data Processing Addendum e prevede l'utilizzo di propri sub-responsabili nell'erogazione dei servizi. 

Potranno inoltre essere utilizzati un fornitore di hosting del frontend e un fornitore dei servizi email/SMTPnecessari all'invio di messaggi di autenticazione, invito o recupero password.

Tali fornitori saranno nominati o qualificati secondo i ruoli previsti dalla normativa applicabile.

I dati non vengono diffusi pubblicamente.

8. Localizzazione dei dati e trasferimenti internazionali

Il database principale del Brand Portal è configurato nella regione West EU – Ireland (eu-west-1), pertanto i dati principali del progetto sono archiviati nell'Unione Europea. La documentazione Supabase conferma che la regione scelta determina la localizzazione dei dati principali del progetto. 

Alcuni fornitori o relativi sub-responsabili possono tuttavia effettuare determinate attività di trattamento anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

Qualora si verifichino trasferimenti di dati personali verso Paesi terzi, PET PWR assicura l'utilizzo delle garanzie previste dagli artt. 44 e seguenti del GDPR, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altri strumenti previsti dalla normativa applicabile.

9. Periodo di conservazione

I dati dell'account sono conservati per il periodo durante il quale l'utente dispone di un accesso attivo al Brand Portal.

In seguito alla revoca o cessazione dell'accesso, i dati sono conservati soltanto per il periodo necessario alla gestione della sicurezza, di eventuali contestazioni, degli obblighi di legge e delle esigenze di tutela dei diritti di PET PWR o degli interessati, e successivamente cancellati o anonimizzati quando non più necessari.

I dati relativi alle collaborazioni, agli inventari, alle vendite, ai report e alla relativa documentazione operativa possono essere conservati per il periodo necessario a mantenere la corretta storicità delle attività svolte e a soddisfare eventuali obblighi amministrativi, contabili o di tutela contrattuale.

I dati tecnici e di sicurezza sono conservati secondo periodi proporzionati alle relative finalità e secondo le configurazioni dei servizi tecnologici utilizzati.

Il GDPR consente di indicare il periodo di conservazione oppure, quando non sia possibile stabilirlo in anticipo, i criteri utilizzati per determinarlo. 

10. Strumenti tecnici necessari

Il Brand Portal utilizza esclusivamente strumenti tecnici necessari al funzionamento del servizio, in particolare per mantenere la sessione dell'utente autenticato e garantire la sicurezza dell'accesso.

Allo stato attuale il Portale non utilizza tali strumenti per profilazione pubblicitaria o marketing comportamentale.

11. Comunicazione dei dati

I dati possono essere comunicati a soggetti pubblici, autorità o altri destinatari quando la comunicazione sia prevista dalla legge, necessaria all'adempimento di un obbligo giuridico o necessaria per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto.

12. Decisioni automatizzate e profilazione

Il Brand Portal non effettua processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi sull'interessato e non effettua profilazione ai sensi dell'art. 22 GDPR.

13. Diritti degli interessati

Nei casi previsti dal GDPR, l'interessato può esercitare il diritto di:

accedere ai propri dati personali; richiederne la rettifica o l'aggiornamento; richiederne la cancellazione; richiedere la limitazione del trattamento; opporsi al trattamento quando fondato sul legittimo interesse; ricevere i dati in formato strutturato e chiederne la portabilità, ove applicabile.

L'interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. 

Le richieste possono essere inviate a hey@petpwr.com.

14. Provenienza dei dati

I dati possono essere forniti direttamente dall'utente del Brand Portal, dal brand di appartenenza oppure essere già disponibili a PET PWR nell'ambito della collaborazione commerciale.

Alcune informazioni operative possono inoltre derivare dai sistemi gestionali di PET PWR o da documenti commerciali importati dall'amministratore del sistema.

15. Modifiche all'informativa

PET PWR potrà aggiornare la presente informativa in caso di modifiche normative, tecniche o organizzative del Brand Portal.

La versione aggiornata sarà resa disponibile all'interno del Portale o tramite un collegamento accessibile dalla schermata di accesso.